Aunque hacer varias cosas a la vez se siente bien, esto puede ser enemigo de la eficiencia. Matthew Jenkin describe algunos métodos alternativos que se enfocan en hacer una tarea a la vez, lo que trae como resultado una fuerza laboral más feliz y productiva
El empresario británico Carl Reader pensó que lideraba un equipo muy efectivo en su firma de contabilidad D&T, por lo que se llevó una gran sorpresa al descubrir enormes variaciones en el tiempo que le tomaba a los miembros de su equipo completar la misma tarea. ¿Algunos de sus empleados eran tres veces más lentos trabajando o había algo más detrás? Decidió explorar a fondo.
Lo que descubrió fue que aquellos a los que les tomaba más tiempo completar un trabajo, eran los que hacían varias tareas a la vez con más frecuencia. Respondían correos electrónicos, solicitudes de redes sociales y llamadas telefónicas al mismo tiempo que trataban de completar un proyecto grande.
“Padecieron el efecto del sube y baja(1)”, afirma Reader. “Cuando hacían a un lado un trabajo para completar una tarea menos importante, les tomaba hasta media hora volver a recuperar el flujo de la primera tarea una vez que se distraían, aunque solo fuera un par de minutos. Ahí es donde nosotros identificamos la pérdida de tiempo”.
Hacer varias tareas a la vez es visto como una necesidad en el mundo moderno. La capacidad de lograr esto, incluso si es algo tan sencillo, aparentemente, como enviar correos electrónicos y hablar al mismo tiempo, se da por sentado. Sin embargo, la creencia de que realizar varias tareas a la vez significa que somos más productivos, de hecho, es un mito.
Una investigación realizada por la Asociación Estadounidense de Psicología(2) muestra que hacer varias tareas a la vez no es efectivo ni eficiente. Esto se debe a que el término "multitarea" es una denominación errónea. En su libro The Myth of Multitasking, Dave Crenshaw explica: “cuando la mayoría de las personas alude al término multitarea, a lo que en realidad se refieren es al intercambio de tareas. No importa cómo lo hagan, cambiar rápidamente de una tarea a otra es bastante ineficiente y no es efectivo".
No solo es tardado, también puede tener un efecto negativo en su capacidad mental. Un estudio de Stanford(3) descubrió que las personas que hacen varias cosas a la vez tienen un peor rendimiento y lapsos de concentración menores. Existen experimentos que han demostrado(4) que al cambiar su atención de una tarea a otra, una parte de su mente aún está concentrada en la tarea anterior. Cada vez que usted cambia de tarea, debe recordarse a sí mismo qué era lo que estaba haciendo, al tiempo que lidia con la pequeña distracción proveniente de la otra tarea. Esto puede incrementar su carga cognitiva.
De acuerdo con más estudios(5), hacer varias tareas a la vez consume 40 % más tiempo que centrarse en una sola tarea. De hecho, Gloria Mark, de la Universidad de California, descubrió que toma 25 minutos (6) volver a la tarea a la que dejamos de prestarle atención.
Así que, si hacer varias tareas a la vez no funciona, ¿cuál es la solución?
1. Monitorear y planear
Carl Reader aboga por tomarse unos días para monitorear cuidadosamente lo que se hace en un día promedio. “Al invertir tiempo en anotar las tareas en las que trabajaba, me fue más fácil darme cuenta de lo poco que me estaba concentrando en lo que en verdad era importante”, comenta.
Armado con este conocimiento, Reader comenzó a planear seriamente sus días para aprovechar al máximo su tiempo. “En vez de dejar que el día me diera forma, yo le di forma a mis días”, afirma. “Ahora, en las tardes, planeo los horarios para terminar tareas específicas al día siguiente y también programo tiempo libre para cualquier otro negocio. Desde que comencé a hacer esto, me ha maravillado todo lo que puedo completar”.
Deje de hacer varias tareas a la vez y recupere su preciado tiempo cada día
2. Conviértase en un "oportunista de tareas"
En un artículo de Forbes(7), Shani Harmon y Renee Cullinan aconsejan a las personas dejar de tratar de hacer todo a la vez y, en vez de eso, convertirse en "oportunistas de tareas", es decir, aprovechar las oportunidades para que sus tareas coincidan con los plazos adecuados.
Primero, sugieren clasificar lo que se debe hacer en tres grupos (corto plazo, mediano plazo y largo plazo) según el tiempo que tomará completar las tareas. Una vez que sepa esto, puede optimizar su día para lograr una productividad máxima.
El grupo de corto plazo (todas las tareas que toman 15 minutos o menos, como responder a correos electrónicos) se puede completar rápidamente en breves ventanas de actividad.
El grupo de mediano plazo (tareas que requieren un poco de concentración, pero que aún están relativamente contenidas) se puede abordar cuando una junta se cancele de repente o su vuelo se retrase.
El grupo de largo plazo (tareas para las que es necesaria una significativa cantidad de concentración, p. ej. escribir un documento de estrategias o analizar datos) requiere que reserve un espacio en su agenda para dedicar tiempo exclusivamente a completarlo.
Como lo sugieren Harmon y Cullinan, encargarse de las tareas pequeñas y medianas en periodos cortos permite prestar más atención a los elementos grandes, que normalmente son los más importantes.
3. "Reparta" su día
La experta en productividad, Marianne Page, sugiere que la verdadera productividad sucede cuando "repartimos" nuestro día en lapsos específicos. Por ejemplo, lapsos de 90 minutos con un descanso a la mitad de cada periodo. Después asignamos una tarea, parte de un proyecto o un área de trabajo a cada lapso y no podemos desviarnos de estas tareas durante el tiempo especificado.
"Primero, planee su día por adelantado; de esa manera, en su subconsciente, sabrá lo que va a hacer y que tiene un tiempo límite para cada ‘sección’, por lo que podrá empezar a planearlo en su mente", explica Page. "El descanso intermedio le permite recargarse y pasar su concentración a la siguiente tarea o área de trabajo".
4. Adopte la técnica Pomodoro
Esta técnica divide las tareas en fragmentos de tiempo, normalmente de 25 minutos cada uno, con descansos intermedios. Es una técnica para la gestión de tiempo desarrollada por Francesco Cirillo a finales de la década de 1980. Mientras estudiaba en la universidad, Cirillo a menudo tenía problemas para usar su tiempo de estudio de manera eficiente. Según cuenta la historia, el método se llama así porque Cirillo tomó un reloj de cocina con forma de tomate, lo ajustó para que sonara en unos minutos y estudió arduamente durante un corto tiempo. Después se recompensó a sí mismo con un descanso.
Funcionó: como resultado, descubrió que era capaz de concentrarse mejor en la tarea en cuestión y, consecuentemente, rendir más. Este sencillo pero efectivo método resultó en varias aplicaciones, desde Marinara Timer(8) a PomoDone(9), que ofrecen relojes fáciles de usar para ayudarlo a dominar esta técnica.
5. Concéntrese
Desarrollar su propia fuerza de voluntad es otra habilidad que paga dividendos de productividad. En su libro más vendido en Wall Street, Deep Work, el autor y profesor Cal Newport celebra el poder de prestar total atención a una tarea.
Él le llama a la capacidad de realizar un trabajo con alta concentración “el superpoder del siglo XXI” y la define como “actividades profesionales realizadas en un estado de concentración libre de distracciones que llevan sus capacidades cognitivas al límite. Estos esfuerzos crean un nuevo valor, mejoran sus habilidades y son difíciles de reproducir”.
Newport propone cuatro principios para realizar un trabajo con alta concentración: promover el uso de un espacio aislado y establecer un horario en el que se trabaje libre de distracciones, desconectarse de las redes sociales, resistir el impulso de hacer algo más cuando nos aburrimos y "eliminar lo superficial", lo que minimizará la cantidad de tiempo que se invierte en realizar las tareas más pequeñas.
Lo que hace a esta técnica interesante es que no tiene un enfoque de todo o nada. No tiene que librarse de las distracciones por completo. En su lugar, la idea es que librarse completamente solo cuando deba hacer un trabajo con alta concentración.
6. Sea más como un cazador
Ir aún más allá es de lo que trata el método del cazador, acuñado así por Aytekin Tank, fundador de JotForm, que desarrolla software para crear formularios en línea. Como una extensión del famoso consejo de Mark Twain de “comerse una rana” (que recomienda iniciar el día haciendo la tarea que menos quiere hacer), Tank sugiere centrarse en solo una tarea al día, pero ponerse como objetivo finalizar esa tarea.
Tal como escribe Lila MacLellan en su artículo para Quartz(10): "Todo lo que debe hacer es elegir una tarea para que sea su meta del día, aunque no le tome todo el día completarla. Escriba esa tarea en una nota adhesiva, péguela en su computadora portátil y úsela como una pauta. Mire la nota cuando su mente comience a pensar en los mensajes de texto que lo están esperando, en que debe secar su ropa o en cualquier cosa ridícula que las personas hacen cuando deberían de estar trabajando”.
La técnica de Tank se inspira en las tácticas de supervivencia de los primeros seres humanos. “Si el cazador tenía una cacería exitosa ese día, su familia entera comería. Si no, nadie lo haría. Era así de simple”, escribe(11). “No había tiempo para revisar su correo electrónico, asistir a reuniones que tomaran mucho tiempo o enviar correos de seguimiento. Además, definitivamente no tenía tiempo para hacer listas de tareas".
Matthew Jenkin es un periodista que vive en Estados Unidos y exeditor de Guardian Careers, el sitio de la comunidad del diario The Guardian para solicitantes de trabajo y para los que desean cambiar de carrera.
Fuentes:
(1) https://en.wikipedia.org/wiki/Ramp-up
(2) http://www.apa.org/research/action/multitask.aspx
(3) http://news.stanford.edu/2009/08/24/multitask-research-study-082409/
(4) http://www.sciencedirect.com/science/article/pii/S0749597809000399
(5) http://www.apa.org/monitor/oct01/multitask.aspx
(6) http://www.nytimes.com/2013/05/05/opinion/sunday/a-focus-on-distraction.html?_r=0
(7) https://www.forbes.com/sites/harmoncullinan/2016/10/06/stop-all-multitasking-become-a-task-opportunist-instead/#79d8c5061361
(8) https://www.marinaratimer.com/
(9) https://pomodoneapp.com/
(10) https://qz.com/work/1369733/the-hunter-method-productivity-hack-can-bring-clarity-to-your-day/
(11) https://www.jotform.com/blog/to-do-list-alternative/
