¿A quién no le encantan las juntas? Bueno, la verdad a muy pocos de nosotros. En este artículo, Loulla-Mae Eleftheriou-Smith les pide a los expertos su consejo sobre cómo reducir la duración de las juntas y, al mismo tiempo, aumentar al máximo los resultados, tanto si se trata de reuniones de pie como de listas de invitados organizadas
Las juntas, programadas o improvisadas, pueden ser un campo minado si se realizan de manera inadecuada. Convocar a una reunión para realizar análisis en equipo con el fin de informar una actualización de la empresa o incluso una llamada para ponerlo al día rápidamente que termina tardando 45 minutos resulta muy sencillo de hacer. Sin embargo, permitir que estas reuniones abarquen todo su día puede dar la sensación de que ya no tiene tiempo suficiente para terminar su trabajo real.
Una investigación de eShare(1) demostró que el trabajador promedio asiste a 4.4 juntas a la semana, de las cuales más de la mitad son consideradas innecesarias, y es fácil ver por qué. Sin embargo, cuando se realizan bien las juntas, benefician a todos en la sala. Hablamos con una amplia variedad de expertos sobre sus consejos para lograr que las juntas sean más productivas.
No deben hacerse juntas los miércoles
Las juntas innecesarias no solo son una pérdida de tiempo, sino que también pueden ocasionar que las personas se duerman. Un estudio europeo reciente, realizado por Crowne Plaza Hotel and Resorts(2), reveló que el 34 % de las personas admitieron desconectarse en las juntas que duraban demasiado, mientras que el 23 % ha visto a alguien cabeceando.
Tener un día completamente sin juntas es una forma útil de hacer que las personas vuelvan a evaluar su tiempo, afirma Abigail Ireland, consultora de alto rendimiento y productividad: “Reducir el tiempo disponible para juntas en un 20 % crea un sentimiento de escasez e invita a las personas a realmente aprovecharlo en las juntas a las que deciden asistir”.
El miércoles es el día ideal para olvidarse de las juntas, ya que le permite tener tiempo para detenerse, evaluar y planear por anticipado. “Puede ocuparse de las actividades de los dos días anteriores y después planear lo que hará el jueves y el viernes”, comenta Ireland. “Es una excelente oportunidad para reevaluar las próximas juntas y ser desconsiderado; rechazarlas, delegarlas o asistir”.
Juntas de pie
Hacer juntas de pie no solo reduce la cantidad de tiempo que pasará en una sala de conferencias (ya que es menos probable que la gente se instale y se sienta cómoda), sino que también pueden impulsar el entusiasmo de los empleados en torno a los procesos creativos en grupo y el intercambio de información, incluso reducir la tendencia de las personas a ser territoriales, según lo muestra una investigación realizada por la Universidad Washington en San Luis, en Estados Unidos(3).
Tino Triste, director de búsqueda estratégica en la agencia de SEO, Teckmark, afirma que implementar juntas de pie les ayudó a reducir bastante la duración de las reuniones en la oficina. “Nuestras juntas a veces nos llevaban más de 90 minutos cuando necesitábamos que duraran menos de 30”, afirma. “Ahora que el tiempo se ha reducido a la mitad, son más concisas pero igual de proactivas. Estar de pie ayuda al equipo expresar su idea más rápido y presentarla con más confianza”.
No se quede atrapado en una espiral de juntas improductivas
Prepárese
De acuerdo con la plataforma de colaboración en equipo, Attentiv(4), el 63 % de todas las juntas en Estados Unidos se realizan sin una agenda planeada previamente, lo que significa que hay hileras de personas caminando hacia debates en grupo sin saber bien la razón.
Dr. Clare Collins, profesor asociado de desarrollo de liderazgo y comportamiento en Henley Business School, opina que asistir a juntas debidamente preparados (leer información relevante previamente, saber qué es lo que hay en la agenda y lo que las personas desean lograr) tiene beneficios para todos los que participan.
“La preparación debe incluir un conjunto bien fundamentado de resultados deseados. Los participantes deben asistir a la junta con su material de apoyo o cualquier información necesaria, de preferencia distribuida previamente”, comenta. “Los debates prolongados sobre distintos aspectos rara vez brindan resultados fructíferos en comparación con la presentación concisa de hechos y la toma de decisiones racional”.
Organice su lista de asistentes
¿Cree que su lista de asistentes a la junta es demasiado larga? Una investigación citada en Harvard Business Review(5) podría ayudarle; se ha sugerido que el número perfecto de personas que debe asistir a una junta es entre cinco y ocho. Si asisten más personas pueden entorpecer la toma de decisiones y no habría tiempo suficiente para escuchar las ideas de todos, entre otros problemas.
“Solo invite a las personas que deben asistir”, comenta Louise Lee, una secretaria privada en la consultoría administrativa Saunders and Lee. “Cuando crea una agenda, resulta fácil ver que hay temas claros específicos para ciertas personas, por eso solo ellos deben asistir”.
¿Qué sucede cuando un tema de la agenda involucra a un departamento entero o grupo de personal? “Un equipo puede informar a una persona para que asista a la junta, lo que significa que habrá menos voces que deberán ser escuchadas”, afirma Lee.
Juegue su plan de asignación de asientos
La investigación realizada en la década de 1960, por el psicólogo ambiental Robert Sommer, sobre la organización de aulas y cómo los estudiantes interactúan en ellas se ha aplicado al comportamiento en las salas de juntas desde entonces(6).
“Un truco sencillo es acomodar los asientos para que promuevan el estado mental necesario para estar en una junta”, afirma el entrenador personal y corporativo Richard Harris. “Por ejemplo, si el resultado deseado es que un equipo llegue a un acuerdo, sentarlos a todos en el mismo lado de la mesa lo facilitará.
“Si desea que alguien se haga cargo, colóquelo en la cabecera de la mesa y, si desea un actitud más igualitaria en la sala, colóquelos alrededor de la mesa. Si quiere que haya un debate activo, siéntelos en grupos, en los lados contrarios de la mesa, esto sugerirá un sutil sentido de oposición. Piense que es como sentar a dos oponentes, uno frente a otro, en un juego de ajedrez”.
Implemente juntas de 22 minutos
“Por alguna razón, la duración predeterminada de tiempo en una junta es, por lo regular, de 30 minutos o una hora”, comenta Stuart Hearn, director ejecutivo en la empresa de software de administración del rendimiento, Clear Review. “El problema es que las empresas a menudo son víctimas de la ‘Ley de Parkinson’, que establece que el tiempo que cuesta finalizar una tarea se expande inevitablemente hasta completar el tiempo asignado a la misma”.
Es por eso que su empresa decidió implementar juntas más breves, en donde la administración y los empleados se apegaran al tiempo establecido para asegurarse de que fueran exitosas para todos.
Se considera que 22 minutos es como el número mágico cuando se trata de las juntas. Nicole Steinbok, quien creó el concepto de las ‘juntas de 22 minutos’(7), recomienda nueve pasos para apegarse a este periodo de tiempo y mantenerse eficientes: desde tener una agenda de objetivos establecidos hasta la prohibición de teléfonos.
Loulla-Mae Eleftheriou-Smith es una periodista con sede en Reino Unido que escribe para The Independent, The Huffington Post y otros
Fuentes:
(1) https://eshare.net/are-your-board-meetings-missing-the-point/
(2) https://www.peoplemanagement.co.uk/news/articles/employees-waste-13-days-year-unproductive-meetings-survey
(3) https://source.wustl.edu/2014/06/get-up-new-research-shows-standing-meetings-improve-creativity-and-teamwork/
(4) https://www.inc.com/chris-matyszczyk/here-s-proof-that-most-of-your-meetings-are-a-waste-of-time.html
(5) https://hbr.org/2018/06/the-most-productive-meetings-have-fewer-than-8-people
(6) https://www.today.com/health/how-choose-best-seat-meeting-every-time-t110087
(7) https://www.youtube.com/watch?v=z6536UbT_QA
